Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

1. Quy chế này quy định về nguyên tắc làm việc, chế độ làm việc, trách nhiệm, phạm vi, quyền hạn, cách thức giải quyết công việc của lãnh đạo, công chức, người lao động và quan hệ công tác của Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh Bắc Kạn (sau đây gọi chung là Văn phòng).

2. Công chức, người lao động của Văn phòng chịu sự điều chỉnh của Quy chế này.

Điều 2. Nguyên tắc làm việc

1. Văn phòng làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, làm việc theo chế độ thủ trưởng kết hợp với chế độ chuyên viên, bảo đảm công khai, minh bạch và hiệu quả.

2. Phân công, phân cấp nhiệm vụ, trách nhiệm rõ ràng, đề cao trách nhiệm cá nhân người đứng đầu. Mỗi nhiệm vụ được giao cho một phòng hoặc một chuyên viên thực hiện hoặc làm đầu mối chủ trì thực hiện. Nhiệm vụ được giao cho phòng nào thì người đứng đầu phòng đó phải chịu trách nhiệm chính.

3. Công chức, người lao động thực hiện nhiệm vụ được phân công theo phạm vi, thẩm quyền, trách nhiệm, trình tự, thủ tục, thời hạn quy định trên tinh thần hiệu quả, tiết kiệm, cải cách hành chính, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin; chấp hành chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước và quy định của cơ quan.

4. Phát huy năng lực, sở trường của công chức, người lao động; tăng cường trao đổi thông tin, bảo đảm sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng, cá nhân liên quan trong quá trình thực hiện nhiệm vụ theo chức năng, nhiệm vụ được giao.

5. Bảo đảm dân chủ, công khai, minh bạch, kỷ luật, trách nhiệm, tiết kiệm, phòng chống tham nhũng, lãng phí và đề cao hiệu quả công tác trong mọi hoạt động của Văn phòng và của mỗi công chức, người lao động.

Chương II

TRÁCH NHIỆM, PHẠM VI, CÁCH THỨC GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC

Điều 3. Chánh Văn phòng

1. Chánh Văn phòng là người đứng đầu Văn phòng chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Đoàn đại biểu Quốc hội, Thường trực Hội đồng nhân dân tỉnh và trước pháp luật về mọi hoạt động của Văn phòng.

2. Chánh Văn phòng chỉ đạo, điều hành Văn phòng thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định.

3. Trên cơ sở chức năng nhiệm vụ của Văn phòng, Chánh Văn phòng trực tiếp phụ trách một số lĩnh vực, phân công hoặc ủy quyền cho các Phó Chánh Văn phòng theo dõi, chỉ đạo, giải quyết một số công việc, lĩnh vực và phụ trách chỉ đạo một số phòng thuộc Văn phòng. Chánh Văn phòng bao quát chung, xử lý công việc, văn bản hàng ngày để giao cho Phó Chánh Văn phòng thực hiện. Trong trường hợp cần thiết, Chánh Văn phòng trực tiếp chỉ đạo giải quyết công việc đã phân công cho Phó Chánh Văn phòng, sau đó thông báo cho Phó Chánh Văn phòng phụ trách lĩnh vực đó biết.

4. Khi Chánh Văn phòng vắng mặt hoặc nếu thấy cần thiết, Chánh Văn phòng ủy quyền cho một Phó Chánh Văn phòng thay mặt điều hành công việc của Văn phòng; khi Phó Chánh Văn phòng vắng mặt, Chánh Văn phòng trực tiếp chỉ đạo giải quyết công việc hoặc phân công một Phó Chánh Văn phòng khác giải quyết công việc đã phân công cho Phó Chánh Văn phòng vắng mặt.

5. Quyết định phân cấp, ủy quyền cho Trưởng các phòng thuộc Văn phòng thực hiện một hoặc một số nhiệm vụ cụ thể theo quy định của pháp luật.

6. Chánh Văn phòng thảo luận tập thể trong Lãnh đạo Văn phòng trước khi quyết định những vấn đề về: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy và nhân sự của các phòng thuộc Văn phòng; chương trình, kế hoạch công tác hàng năm; những vấn đề khác theo quy định của pháp luật hoặc Chánh Văn phòng thấy cần thiết phải thảo luận tập thể trong lãnh đạo Văn phòng.

7. Trong trường hợp không có điều kiện thảo luận tập thể về những vấn đề quy định tại khoản 6 Điều này, theo sự chỉ đạo của Chánh Văn phòng, lãnh đạo phòng được giao thực hiện công việc chủ trì xin ý kiến các Phó Chánh Văn phòng trước khi trình Chánh Văn phòng quyết định. Sau khi các Phó Chánh Văn phòng đã có ý kiến, Chánh Văn phòng là người đưa ra quyết định cuối cùng và chịu trách nhiệm về quyết định của mình.

8. Chánh Văn phòng thành lập các hội đồng như: Hội đồng nâng bậc lương, Hội đồng thi đua khen thưởng, Hội đồng xét duyệt sáng kiến, kinh nghiệm...theo quy định của pháp luật.

Điều 4. Phó Chánh Văn phòng

1. Giúp Chánh Văn phòng thực hiện các nhiệm vụ do Chánh Văn phòng phân công; được sử dụng quyền hạn của Chánh Văn phòng và nhân danh Chánh Văn phòng khi giải quyết các công việc thuộc lĩnh vực được phân công; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về những quyết định của mình.

2. Có trách nhiệm báo cáo Chánh Văn phòng về việc thực hiện công việc được giao thuộc thẩm quyền quyết định khi xét thấy cần thiết hoặc những vấn đề có ý kiến khác nhau giữa các Phó Chánh Văn phòng hoặc theo yêu cầu của Chánh Văn phòng.

3. Báo cáo xin ý kiến cấp có thẩm quyền theo từng lĩnh vực và chịu trách nhiệm về việc tham mưu, giải quyết công việc thuộc phạm vi phụ trách.

4. Khi có sự điều chỉnh phân công nhiệm vụ giữa các Phó Chánh Văn phòng thì phải bàn giao nội dung công việc, hồ sơ, tài liệu liên quan cho người được phân công và báo cáo Chánh Văn phòng.

5. Chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về toàn bộ nội dung và tiến độ về các nhiệm vụ được phân công theo dõi, chỉ đạo. Không giải quyết các công việc mà Chánh Văn phòng không phân công hoặc ủy quyền. Trường hợp đặc biệt, có sự chỉ đạo từ cấp có thẩm quyền, trước khi thực hiện phải báo cáo Chánh Văn phòng.

6. Thay mặt Chánh Văn phòng ký các văn bản thuộc lĩnh vực công tác được phân công chỉ đạo, giải quyết và các văn bản do Chánh Văn phòng ủy quyền. Theo phân công của Chánh Văn phòng hoặc theo giấy mời, tham dự các cuộc họp hoặc đoàn công tác của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Đoàn đại biểu Quốc hội, lãnh đạo Đoàn đại biểu Quốc hội…; đại diện cho Văn phòng dự các cuộc họp của các cơ quan, tổ chức hữu quan.

7. Chỉ đạo, theo dõi, kiểm tra và giải quyết việc thực hiện kế hoạch, chương trình, đề án, dự án, quy chế, quy định và các văn bản khác thuộc lĩnh vực được Chánh Văn phòng phân công; kịp thời phát hiện và đề xuất những vấn đề cần sửa đổi, bổ sung báo cáo Chánh Văn phòng quyết định.

8. Chỉ đạo, kiểm tra và đôn đốc các phòng thực hiện các nhiệm vụ được giao; chỉ đạo xử lý những vấn đề phát sinh trong nội bộ các phòng được phân công phụ trách, trường hợp vượt quá thẩm quyền thì báo cáo Chánh Văn phòng xem xét, quyết định. Ngoài các phòng được phân công phụ trách, Phó Chánh Văn phòng có quyền yêu cầu các phòng khác cung cấp thông tin, báo cáo để phục vụ việc chỉ đạo, giải quyết nhiệm vụ liên quan đến việc mình đang được phân công chỉ đạo.

9. Đề xuất, báo cáo Chánh Văn phòng về các điều kiện bảo đảm thực hiện nhiệm vụ;  về duy trì kỷ luật, kỷ cương hành chính, đoàn kết nội bộ, vi phạm pháp luật; tiêu cực, tham nhũng trong các lĩnh vực, phòng được phân công phụ trách.

10. Khi đi công tác nhiều ngày phải báo cáo người có thẩm quyền và đề nghị bàn giao công việc được phân công phụ trách, chỉ đạo trong thời gian đi công tác.

Điều 5. Trưởng phòng

1. Trưởng phòng quản lý, điều hành hoạt động của Phòng, chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và Phó Chánh Văn phòng trực tiếp phụ trách và trước pháp luật về việc thực hiện nhiệm vụ được giao.

2. Chủ động tổ chức thực hiện các chức năng nhiệm vụ của phòng.

3. Phân công công việc, theo dõi, kiểm tra và đánh giá kết quả thực hiện các công việc được giao của cấp dưới và các công chức, người lao động thuộc phòng;

4. Phối hợp với các phòng để giải quyết các nhiệm vụ có liên quan; báo cáo Chánh Văn phòng và Phó Chánh Văn phòng trực tiếp phụ trách về việc thực hiện nhiệm vụ của phòng và các vấn đề vượt quá thẩm quyền, những vấn đề còn có ý kiến khác nhau giữa các phòng.

5. Trực tiếp thực hiện một số nhiệm vụ của phòng và các nhiệm vụ theo yêu cầu của lãnh đạo Văn phòng.

6. Trực tiếp thực hiện nhiệm vụ nếu Lãnh đạo Đoàn ĐBQH, Thường trực HĐND, lãnh đạo các Ban HĐND tỉnh giao; đồng thời phải báo cáo với lãnh đạo Văn phòng phụ trách trước khi thực hiện và chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc thực hiện nhiệm vụ được giao.

7. Khi đi công tác hoặc xin nghỉ phải ủy quyền cho Phó Trưởng phòng điều hành phòng. Được quyền cho công chức, người lao động trong phòng nghỉ 01 buổi nếu có lý do chính đáng.

Điều 6. Phó Trưởng phòng

1. Giúp Trưởng phòng quản lý hoạt động của phòng theo phân công của trưởng phòng, tham mưu triển khai thực hiện nhiệm vụ theo lĩnh vực được phân công và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về quy trình, nội dung công việc đã tham mưu.

2. Trực tiếp thực hiện một số công việc trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của phòng và các nhiệm vụ theo yêu cầu của lãnh đạo Văn phòng; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng, lãnh đạo Văn phòng và trước pháp luật về kết quả thực hiện các nhiệm vụ đó.

3. Trực tiếp thực hiện nhiệm vụ nếu lãnh đạo Đoàn ĐBQH tỉnh, Thường trực HĐND, lãnh đạo các Ban HĐND tỉnh giao; đồng thời phải báo cáo với Trưởng phòng, lãnh đạo Văn phòng phụ trách trước khi thực hiện và chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc thực hiện nhiệm vụ được giao.

4. Thực hiện nhiệm vụ của Trưởng phòng khi được ủy quyền và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Văn phòng về công việc được ủy quyền thực hiện.

Điều 7. Công chức, người lao động

1. Chủ động thực hiện các nhiệm vụ được phân công; chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật và lãnh đạo trực tiếp về tiến độ, chất lượng, hiệu quả thực hiện các công việc được giao và về trình tự, thủ tục ban hành văn bản, quy trình giải quyết công việc được phân công theo dõi.

2. Trong khi thi hành công vụ công chức, người lao động được trình bày ý kiến, đề xuất việc giải quyết những vấn đề thuộc phạm vi trách nhiệm của mình khác với ý kiến của người phụ trách trực tiếp, nhưng vẫn phải chấp hành sự chỉ đạo và hướng dẫn của người phụ trách trực tiếp, đồng thời, có quyền bảo lưu ý kiến và báo cáo lên cấp có thẩm quyền.

3. Phối hợp với công chức, người lao động khác có liên quan để giải quyết công việc; báo cáo lãnh đạo phòng hoặc lãnh đạo Văn phòng trực tiếp phụ trách về việc thực hiện nhiệm vụ và các vấn đề còn có ý kiến khác nhau, vượt quá thẩm quyền, mới phát sinh hoặc có vướng mắc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

4. Chủ động nghiên cứu, đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả công tác trong lĩnh vực được phân công theo dõi.

5. Chấp hành chế độ thông tin, báo cáo; quản lý, lưu giữ hồ sơ công việc và bàn giao cho văn thư lưu trữ hồ sơ quản lý theo quy định; quản lý và sử dụng tài sản, phương tiện, trang thiết bị làm việc được giao theo quy định.

6. Tham gia tích cực và đầy đủ các hoạt động phong trào, sinh hoạt đoàn thể của Văn phòng; chấp hành nghiêm túc các quy định của pháp luật, nội quy và quy chế của cơ quan và chỉ đạo của cấp quản lý trực tiếp.

7. Công chức, người lao động trực tiếp thực hiện nhiệm vụ nếu lãnh đạo Đoàn ĐBQH, Thường trực HĐND, các Ban HĐND tỉnh giao; đồng thời phải báo cáo với lãnh đạo phòng quản lý trực tiếp, lãnh đạo Văn phòng phụ trách trước và sau khi thực hiện, đồng thời trách nhiệm trước pháp luật về nội dung nhiệm vụ được giao.

8. Nhiệm vụ cụ thể của từng công chức, người lao động của đơn vị Văn phòng do Trưởng phòng phân công.

9. Khi xin nghỉ từ 01 ngày trở lên phải được lãnh đạo Văn phòng đồng ý và cấp giấy nghỉ phép.

Chương III

QUAN HỆ CÔNG TÁC

Điều 8. Quan hệ công tác giữa Văn phòng với lãnh đạo Đoàn ĐBQH tỉnh, Thường trực HĐND tỉnh, các Ban HĐND tỉnh

1. Văn phòng chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo trực tiếp của Trưởng đoàn, Phó Trưởng đoàn đại biểu Quốc hội và Thường trực HĐND, có chức năng tham mưu, giúp việc, phục vụ hoạt động của Đoàn đại biểu Quốc hội, đại biểu Quốc hội và HĐND, Thường trực HĐND, Ban HĐND, đại biểu HĐND tỉnh.

2. Chánh Văn phòng chịu sự chỉ đạo, lãnh đạo và báo cáo kịp thời với lãnh đạo Đoàn ĐBQH tỉnh; Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND tỉnh về kết quả thực hiện công tác và kiến nghị các vấn đề cần giải quyết khi thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao, những vấn đề về cơ chế, chính sách cần sửa đổi, bổ sung; kiến nghị sửa đổi, bổ sung chương trình, kế hoạch công tác cho phù hợp.

Trong quá trình giải quyết công việc, nếu phát sinh khó khăn, vướng mắc, những vấn đề mới hoặc vượt quá thẩm quyền thì tùy theo lĩnh vực Chánh Văn phòng báo cáo và xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Đoàn ĐBQH tỉnh; Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND tỉnh để xem xét, giải quyết.

3. Lãnh đạo Văn phòng có trách nhiệm báo cáo, xin ý kiến lãnh đạo Đoàn ĐBQH tỉnh, Thường trực HĐND tỉnh, lãnh đạo các Ban HĐND tỉnh đối với việc xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác hàng năm của đoàn ĐBQH, Thường trực HĐND, các Ban HĐND, đồng thời đề xuất việc điều chỉnh, bổ sung, giải quyết khó khăn, vướng mắc khi triển khai chương trình công tác.

4. Trước khi tiến hành các thủ tục đánh giá, nhận xét công chức, người lao động về thi đua, khen thưởng, kỷ luật, chuyên môn (nếu có ý kiến không thống nhất về các hình thức đề nghị khen thưởng, kỷ luật) thì Văn phòng xin ý kiến của: Lãnh đạo các Ban HĐND tỉnh đối với chuyên viên tham mưu, giúp việc Ban; lãnh đạo Đoàn ĐBQH tỉnh đối với chuyên viên tham mưu, giúp việc Đoàn ĐBQH tỉnh; Thường trực HĐND tỉnh đối với chuyên viên tham mưu, giúp việc Thường trực HĐND tỉnh.

5. Khi phân công chuyên viên giúp việc Đoàn ĐBQH tỉnh, Thường trực HĐND, các Ban HĐND tỉnh thực hiện các nhiệm vụ ngoài công việc chuyên môn thì lãnh đạo Văn phòng có trách nhiệm xin ý kiến lãnh đạo Đoàn ĐBQH tỉnh, Thường trực HĐND, lãnh đạo các Ban HĐND tỉnh trước khi quyết định.

6. Căn cứ tình hình thực tiễn điều hành công việc, Chánh Văn phòng quyết định việc điều động, luân chuyển vị trí công tác của các chuyên viên tham mưu giúp việc trực tiếp cho Đoàn ĐBQH tỉnh, Thường trực HĐND, các Ban HĐND tỉnh sau khi xin ý kiến cấp có thẩm quyền.

Điều 9. Quan hệ công tác giữa Văn phòng với Văn phòng Quốc hội, các vụ, đơn vị trực thuộc Văn phòng Quốc hội

 Văn phòng thường xuyên giữ mối quan hệ, báo cáo, thông tin kịp thời quá trình triển khai thực hiện các nhiệm vụ và chấp hành sự chỉ đạo, hướng dẫn của Văn phòng Quốc hội trong việc tham mưu, phục vụ các hoạt động của Đoàn ĐBQH tỉnh, ĐBQH và hoạt động của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, các cơ quan của Quốc hội, các cơ quan thuộc Ủy ban Thường vụ Quốc hội tại địa phương.

Điều 10. Quan hệ công tác giữa Văn phòng với các cơ quan, đơn vị tại địa phương.

1. Văn phòng chủ động phối hợp chặt chẽ với Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng UBND tỉnh, Ủy ban MTTQVN tỉnh để xây dựng chương trình công tác, nhằm đảm bảo thống nhất, khoa học giữa chương trình công tác của Thường trực Tỉnh ủy, Đoàn ĐBQH tỉnh, Thường trực HĐND tỉnh, UBND tỉnh và Ủy ban MTTQVN tỉnh; trao đổi, thông tin về những chủ trương, chính sách lớn, những vấn đề có liên quan, nhằm đáp ứng yêu cầu phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Thường trực Tỉnh ủy, Đoàn ĐBQH tỉnh, Thường trực HĐND tỉnh, UBND tỉnh và Ủy ban MTTQVN tỉnh.

2. Văn phòng phối hợp với các Sở, ban, ngành các tổ chức đoàn thể tỉnh, các cơ quan liên quan khác tham mưu, đề xuất giải quyết những vấn đề có liên quan nhằm triển khai thực hiện các chủ trương, chính sách của Trung ương, Nghị quyết của Tỉnh ủy, HĐND tỉnh, quyết định, chỉ thị của UBND tỉnh theo quy định.

Điều 11. Quan hệ công tác giữa Lãnh đạo Văn phòng với Chi bộ Văn phòng và các tổ chức chính trị - xã hội cơ quan Văn phòng

1. Ban Chấp hành Chi bộ lãnh đạo thống nhất, toàn diện các mặt công tác trong cơ quan, tham gia xây dựng và lãnh đạo thực hiện chủ trương về kiện toàn tổ chức, sắp xếp bộ máy và quy chế hoạt động của cơ quan. Lãnh đạo Văn phòng tạo điều kiện để Ban Chấp hành Chi bộ thực hiện tốt Quy chế hoạt động của Ban Chấp hành Chi bộ; định kỳ báo cáo với Ban Chấp hành Chi bộ về các mặt công tác và những chủ trương, biện pháp thực hiện nhiệm vụ chuyên môn.

2. Lãnh đạo Văn phòng tạo điều kiện để các tổ chức công đoàn, đoàn thanh niên, ban khuyến học, ban nữ công hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ của mình.

3. Lãnh đạo Văn phòng phối hợp chặt chẽ với Ban Chấp hành Công đoàn, Đoàn Thanh niên trong việc lãnh đạo, quản lý, xây dựng cơ quan về các mặt công tác tư tưởng, tổ chức, cán bộ, sửa đổi lề lối làm việc, cải tiến phương pháp, nâng cao trách nhiệm và hiệu quả công tác, thực hành tiết kiệm, phòng, chống tham nhũng, lãng phí và tổ chức chăm lo đời sống tinh thần và vật chất của cán bộ, công chức, người lao động trong cơ quan.

Điều 12. Quan hệ công tác của Lãnh đạo Văn phòng

1. Chánh Văn phòng có trách nhiệm thông tin kịp thời cho các Phó Chánh Văn phòng về các quan điểm, chủ trương, đường lối, chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nước liên quan đến lĩnh vực công tác và các chủ trương, chỉ đạo của Lãnh đạo Đoàn đại biểu Quốc hội, Thường trực HĐND.

2. Chánh Văn phòng chỉ đạo các Phó Chánh Văn phòng phối hợp thực hiện theo chương trình, kế hoạch, lịch làm việc của Lãnh đạo Đoàn đại biểu Quốc hội, Thường trực HĐND.

3. Phó Chánh Văn phòng chấp hành sự chỉ đạo, phân công công tác của Chánh Văn phòng.

Điều 13. Quan hệ công tác giữa các phòng trực thuộc Văn phòng

1. Quan hệ công tác giữa các phòng trực thuộc trong Văn phòng là quan hệ phối hợp để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của từng phòng và của Văn phòng.

2. Trưởng các phòng không giải quyết công việc không thuộc chức năng, thẩm quyền của phòng mình.

3. Trưởng các phòng khi giải quyết vấn đề thuộc thẩm quyền, nếu có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng khác thì phải trao đổi với trưởng phòng có liên quan; trưởng phòng được hỏi ý kiến có trách nhiệm trả lời theo yêu cầu và phải chịu trách nhiệm về ý kiến của mình.

4. Đối với những vấn đề vượt thẩm quyền và khả năng giải quyết, trưởng phòng phải chủ động làm việc với các phòng liên quan để hoàn chỉnh hồ sơ, tài liệu, trình Phó Chánh Văn phòng phụ trách hoặc Chánh Văn phòng quyết định.

5. Đối với một số công việc cần sự phối hợp của nhiều phòng, Chánh Văn phòng trực tiếp chỉ đạo hoặc phân công một đồng chí Phó Chánh Văn phòng chủ trì tổ chức họp, thống nhất ý kiến với các phòng có liên quan tổ chức thực hiện.

Chương IV

CHẾ ĐỘ THÔNG TIN, BÁO CÁO, HỌP, QUẢN LÝ TÀI LIỆU,

TÀI CHÍNH, TÀI SẢN VÀ LAO ĐỘNG

Điều 14. Chế độ thông tin, báo cáo

1. Văn bản đến, văn bản đi ngoài việc gửi bản chính đến địa chỉ người nhận theo nhiệm được phân công, được gửi trên hệ thống TDOffice hoặc văn bản giấy, nếu cần thiết thì photo gửi đến các địa chỉ liên quan để cung cấp thông tin, phối hợp, thực hiện nhiệm vụ.

2. Các Phó Chánh Văn phòng thực hiện chế độ báo cáo thường xuyên, kịp thời với Chánh Văn phòng về những nội dung chỉ đạo công việc thuộc lĩnh vực công tác được phân công phụ trách; những vấn đề lớn, quan trọng trong các cuộc họp của Thường trực HĐND, Lãnh đạo Đoàn ĐBQH tỉnh, các ban, ngành, đoàn thể mà các Phó Chánh Văn phòng dự; nội dung các cuộc họp quan trọng do cơ quan tổ chức được Chánh Văn phòng giao chủ trì.

3. Trưởng các phòng phải thực hiện đầy đủ chế độ thông tin, báo cáo với Chánh Văn phòng và Phó Chánh Văn phòng phụ trách về các nội dung, công việc của phòng.

Báo cáo định kỳ gửi qua phòng Hành chính, Tổ chức, Quản trị theo thời gian sau:

- Ngày 22 hằng tháng gửi báo cáo tháng.

- Ngày 20 tháng 6 gửi báo cáo sơ kết 6 tháng.

- Ngày 20 tháng 12 gửi báo cáo tổng kết năm.

Khi có vấn đề đột xuất phát sinh trong phòng hoặc trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ quản lý của phòng, Trưởng phòng phải kịp thời báo cáo, đồng thời đề xuất ý kiến giải quyết với Phó Chánh Văn phòng phụ trách.

4. Chuyên viên nghiên cứu phải báo cáo kịp thời những vấn đề thuộc lĩnh vực được phân công tham mưu, giúp việc với Trưởng phòng, Phó Chánh Văn phòng phụ trách hoặc trực tiếp báo cáo Chánh Văn phòng khi có yêu cầu hoặc khi thấy cần thiết.

Điều 15. Tổ chức các cuộc họp

1. Các cuộc họp định kỳ của cơ quan, gồm:

a) Giao ban (hoặc hội ý) lãnh đạo Văn phòng: Ít nhất 02 lần/tháng.

b) Giao ban lãnh đạo Văn phòng với các phòng trực thuộc: Khi có công việc cần triển khai, lãnh đạo Văn phòng tổ chức họp giao ban với các phòng trực thuộc, cuộc họp do Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng phụ trách chủ trì.

c) Hội nghị sơ kết 6 tháng để kiểm điểm tình hình công tác 6 tháng đầu năm, triển khai thực hiện chương trình công tác 6 tháng cuối năm.

d) Hội nghị tổng kết năm kết hợp với hội nghị cán bộ, công chức cơ quan để kiểm điểm, đánh giá kết quả thực hiện chương trình công tác năm, thông qua chương trình công tác năm sau và các nội dung khác của hội nghị cán bộ, công chức cơ quan theo quy định.

2. Trưởng phòng Hành chính, Tổ chức, Quản trị chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu, mời họp và ghi biên bản các hội nghị sơ kết, tổng kết.

4. Chế độ họp của các phòng trực thuộc

a) Ít nhất 01 lần/tháng, trước ngày 30 hằng tháng.

b) Nội dung: Họp đánh giá kết quả công tác tháng trước, đề ra phương hướng nhiệm vụ tháng tiếp theo; phân loại đánh giá mức độ hoàn thành chức trách, nhiệm vụ của công chức, người lao động.

Điều 16. Chế độ quản lý tài liệu

1. Văn bản trình lãnh đạo Đoàn ĐBQH, Thường trực HĐND, các Ban thuộc HĐND ký thì công chức tham mưu xây dựng văn bản ký nháy vào chữ cuối cùng của nội dung văn bản, Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng phụ trách ký nháy vào chữ cuối cùng của dòng nơi nhận của văn bản, Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng (trong trường hợp được ủy quyền) kiểm tra, ký nháy vào dòng cuối cùng phần nơi nhận của văn bản và chịu trách nhiệm đối với văn bản khi ban hành.

2. Văn bản thuộc thẩm quyền của Văn phòng ban hành thì công chức tham mưu xây dựng văn bản ký nháy vào chữ cuối cùng của nội dung văn bản, Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng phụ trách ký nháy vào chữ cuối cùng phần nơi nhận của văn bản và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng khi văn bản được ban hành.

3. Đối với văn bản cần lập phiếu trình giải quyết công việc, trong phiếu trình phải ghi rõ nội dung trình, ý kiến của các cơ quan liên quan (gồm cả những ý kiến khác nhau) về vấn đề trình; ý kiến đề xuất và chữ ký của chuyên viên theo dõi, của lãnh đạo phòng và của lãnh đạo Văn phòng phụ trách.

Sau khi văn bản được ban hành, công chức được phân công tham mưu xây dựng văn bản có trách nhiệm theo dõi và báo cáo về việc thực hiện văn bản với Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng theo lĩnh vực phụ trách.

4. Công chức làm nhiệm vụ văn thư có trách nhiệm tiếp nhận văn bản gửi đến, vào sổ công văn và chuyển tới Chánh Văn phòng xử lý văn bản; phát hành, và lưu trữ văn bản gửi đi của Văn phòng; trước khi phát hành văn bản văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết; lưu trữ hồ sơ công việc do chuyên viên gửi đến theo quy định.

 Đối với văn bản mật lập sổ, đóng dấu độ mật quản lý văn bản mật đến, văn bản mật đi xử lý tài liệu mật, vào sổ, ghi số để theo dõi, quản lý, thu hồi theo quy định.

5. Công chức, người lao động quản lý, lưu giữ, bảo mật hồ sơ, giấy tờ liên quan đến lĩnh vực công tác được giao theo quy định của pháp luật. Khi đi công tác, nghỉ phép, nghỉ việc riêng, nghỉ hưu trí thì công chức, người lao động có trách nhiệm bàn giao hồ sơ, giấy tờ cho người được phân công tiếp tục thực hiện công việc.

6. Công chức lưu giữ, bảo quản, sử dụng tài liệu, vật mang bí mật nhà nước theo quy định hiện hành.

Điều 17. Quản lý công chức, người lao động

1. Việc quản lý công chức, người lao động của Văn phòng thực hiện các quy định của pháp luật.

2. Công chức, người lao động đi công tác, tham gia các cuộc họp, hội nghị, hội thảo theo sự phân công hoặc được sự đồng ý của Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng phụ trách. Trưởng phòng có trách nhiệm cử công chức, người lao động có tiêu chuẩn phù hợp với yêu cầu công việc và chịu trách nhiệm về việc cử công chức, người lao động đi công tác.

3. Việc cử công chức, người lao động đi đào tạo, bồi dưỡng ở nước ngoài thực hiện theo quy định của pháp luật.

4. Công chức, người lao động nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ thai sản, nghỉ việc riêng… thực hiện theo quy định của pháp luật, đồng thời báo cáo, có đơn xin phép và có ý kiến của Lãnh đạo phụ trách phòng và được sự đồng ý của Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng được ủy quyền (nếu chuyên viên giúp việc cho Thường trực HĐND, lãnh đạo Đoàn ĐBQH, các Ban HĐND thì phải có sự đồng ý của Thường trực HĐND, lãnh đạo Đoàn ĐBQH, lãnh đạo Ban HĐND trước khi trình lãnh đạo Văn phòng cấp giấy phép).

5. Công chức, người lao động có trách nhiệm bàn giao toàn bộ công việc đang được phân công theo dõi cho người được cử đảm nhiệm thay công việc của mình trong thời gian đi công tác hoặc nghỉ phép dài ngày.

6. Công chức, người lao động phải thực hiện quy định quy chế làm việc này, chấp hành quy định của cơ quan, địa phương nơi công tác, làm việc và pháp luật của nước sở tại trong thời gian đi công tác nước ngoài. Chậm nhất 07 ngày làm việc sau khi kết thúc chuyến công tác (trường hợp cần thiết có thể sớm hơn), công chức, người lao động có trách nhiệm báo cáo kết quả công tác với lãnh đạo phòng, Chánh Văn phòng và Phó Chánh Văn phòng theo dõi lĩnh vực.

Điều 18. Giải quyết khiếu nại, tố cáo trong Văn phòng

1. Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng được phân công có trách nhiệm chỉ đạo việc giải quyết các kiến nghị, khiếu nại, tố cáo đối với cán bộ, công chức trong cơ quan theo đúng thẩm quyền; phối hợp với các cơ quan khác trong việc giải quyết những khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cơ quan.

2. Trưởng các phòng có trách nhiệm giải quyết các đề nghị, kiến nghị, phản ánh thuộc thẩm quyền chuyên môn, nghiệp vụ của mình; phối hợp với cơ quan giải quyết những khiếu nại, tố cáo có liên quan đến phòng.

Điều 19. Quản lý tài sản, kinh phí

1. Chế độ quản lý tài sản, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, chống tham nhũng của Văn phòng được thực hiện theo quy định của pháp luật.

2. Kinh phí hoạt động của Văn phòng do ngân sách nhà nước bảo đảm và thực hiện theo quy định của pháp luật.

3. Việc quản lý và sử dụng kinh phí hoạt động của Văn phòng được thực hiện theo quy định của pháp luật.

Điều 20. Tiếp khách

1. Công chức, người lao động làm việc tại trụ sở cơ quan không được tự ý đưa khách hoặc người nhà vào trụ sở cơ quan; trường hợp có khách đến liên hệ công tác, cần hướng dẫn khách chấp hành nội quy công sở; không để khách làm ảnh hưởng đến hoạt động chung của Văn phòng.

2. Việc tiếp công dân đến liên hệ giải quyết các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao thực hiện theo Quy chế làm việc và quy định của Văn phòng.

3. Việc tiếp khách nước ngoài được thực hiện theo quy định của pháp luật và Quyết định này.

Chương V

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 21. Các phòng trực thuộc có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc Quy chế làm việc của Văn phòng.

Điều 22. Quy chế này được phổ biến đến toàn thể công chức, người lao động của Văn phòng.

Trong quá trình thực hiện nếu phát sinh khó khăn hoặc vướng mắc đề nghị các phòng trực thuộc phản ánh về phòng Hành chính, Tổ chức, Quản trị để tổng hợp báo cáo Lãnh đạo Văn phòng điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp./.